要件定義書の書き方｜項目・目次と、伝わる書き方のコツ

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要件定義書の書き方は「目次」から始める

要件定義書は、作るシステムの中身を決めて、発注側と開発側が合意するための文書です。デジタル庁の用語集では、要件定義を「必要な要件を明確に定める行為又はその定めた内容のこと」としています。

『いきなり白紙から書くのは無理…』と感じますよね。でも、目次という地図があれば、どこから手をつけてもかまいません。

要件定義書そのものの意味や役目は、要件定義書とは？目的・書く内容・作る流れをやさしく解説で紹介しています。

公的な手引きでの要件定義書の構成

国の情報システム向けのデジタル庁のガイドライン（DS-100）では、要件定義書に書く内容を原則として次の4つとしています。

民間の要件定義書でも、この並びは参考になります。この記事ではこれを下敷きに、もう少し書きやすい5章に組み直してみますね。

要件定義書の目次は5章で考える

編集部では、要件定義書の構成を5つの章に分けた「書き方の地図」を作ってみました。章ごとに、書く項目と、主に聞きに行く相手を並べています。

5章の順番で書くと話がつながる

5章の順番には意味があります。目的が決まらないと業務の流れが決まらず、業務の流れが決まらないと機能が決まらないからです。

例えば「受付の手間を減らしたい」という目的が1章にあれば、2章では受付の流れを、3章では受付の画面を書く、とつながっていきます。読む人も、どの機能が何のためにあるのかを追いかけやすくなるんです。

要件定義書の表紙と項目一覧

『表紙なんて、タイトルだけでいいのでは？』と思いますよね。ただ、要件定義書は何度も直される文書なので、どの版をいつ誰が承認したかが分かることがとても大事なんです。

未確定事項は隠さずに書く

DS-100では、未確定な要件はリスク要因になりうることに注意し、その旨を要件定義書で明らかにするとしています。決まっていない事を書かずにおくと、後で「決まっていると思っていた」という食い違いが起きます。

英語では、要求を書いた文書を requirements specification と呼ぶことがあります。規格では JIS X 0166:2021 が要求エンジニアリングを扱っていて、くわしく学びたい人の手がかりになります。

章ごとの書き方のコツ

ここからは、5章それぞれの書き方を見ていきますね。

1章 背景と目的：一文で言い切る

目的は、長い説明より一文の言い切りのほうが伝わります。「受付から請求までの入力を一度で済ませ、二重入力をなくす」のように、何がどう変わるかを書きましょう。

あわせて「今回はやらないこと」も書いておくのがおすすめです。範囲の外を書いておくと、後から機能が増え続けるのを防げます。

2章 業務の流れ：今と後を並べる

業務の流れは、今のやり方と、システムを入れた後のやり方を並べて書きます。文章だけだと分かりにくいので、業務フロー図を添えるとぐっと伝わりやすくなります。

困りごとは、現場の言葉のまま書き残しておきましょう。「月末に同じ数字を何度も打ち直している」のような生の声が、機能を決める時の根拠になるんです。

3章 機能要件の書き方：一覧表にする

要件定義書の機能要件は、一覧表にまとめるのが基本です。1行に1つの機能を書き、誰が使うか、何をするか、どれくらい大事かを並べます。

この表は編集部が作った架空の例です。機能番号を振っておくと、画面や帳票、テストの項目から「どの機能の話か」を指せるようになりますよ。

画面・帳票・データ・連携も3章に入れる

DS-100では、機能要件として機能のほかに、画面、帳票、データ、外部インタフェースに関する事項を挙げています。機能一覧だけで終わらせず、この4つも3章の中に書いておきましょう。

画面のくわしい見た目や項目の並びは、次の設計の段階で決めます。要件定義書では「何の画面が要るか」までを書けば十分です。

4章 非機能：確かめられる言葉で書く

非機能の章は、「速い」「安全」のような言葉で書くと、後で合格かどうかを決められません。「朝の混む時間帯でも画面がすぐ出る」のように、場面と合格の線を書いておきましょう。

非機能要件の項目と決め方は、非機能要件とは？要件定義書に書く項目と決め方でくわしく紹介しています。

5章 移行・運用：切り替えの日から逆算する

移行の章では、今のデータをどこまで移すか、いつ切り替えるかを書きます。運用の章では、毎日の確認や困った時の連絡先を誰が受け持つかを決めます。

ここは後回しにされやすい章です。でも、切り替えの日に困らないためにも、要件定義の段階で書いておくのが安心です。

誰が読んでも同じに伝わる書き方のコツ

IPAの「超上流から攻めるIT化の原理原則17ヶ条」には、「要件定義書はバイブルであり，事あらばここへ立ち返るもの」という条があります。何かあった時に立ち返る文書だからこそ、読む人によって意味が変わらない書き方が大事なんです。

例えば、読み合わせの場でこんなやり取りがあったとします。

「この『関係者に通知』の関係者って、誰のことですか？」
「あ、所属長と経理の担当です。書き足しておきますね」

こうした質問が出た所は、ほかの人も同じ所でつまずきます。その場で直して、改版履歴に残しておきましょう。

あいまいな書き方と、伝わる書き方

よくある書き方を、伝わる形に直してみました。

『細かく書きすぎると、かえって読みにくくなるのでは？』と思う方もいますよね。迷ったら「この文を読んだテストの担当者が、合格か不合格かを決められるか」で考えてみてください。

要件定義書の作り方・作成方法の手順

要件定義書の作り方を、最初から承認までの流れで並べてみました。

IPAの17ヶ条には「要件定義は発注者の責任である」という条もあります。開発側がたたき台を書く場合でも、最後に承認するのは発注側だと覚えておきましょう。

要件定義書の作成ツールの選び方

要件定義書の作成ツールは、特別なものでなくてもかまいません。多くの職場では、Word、Excel、プレゼン資料用のソフトを使い分けています。

どれを使うかより、社内で決まった書式があるかを先に確かめるのが大事です。ひな形の探し方は要件定義書のサンプル・テンプレート｜公開されている見本の使い方で紹介しています。

要件定義書の書き方でよくある相談

よく寄せられる相談を、内容をまとめた形で紹介しますね。

相談1：要件定義書と要求定義書は同じもの？

要件定義書と要求定義書は同じものなのか、別のものなのか、という相談です。閲覧数がとても多く、迷う人が多いことが分かります。

IPAのDX SQUAREの解説では、「要求」と「要件」の標準的な定義はないとしたうえで、要求を文書にしてステークホルダーと合意したものが要件、という趣旨の説明をしています。つまり、希望を集めた段階が要求、合意して決めた段階が要件と考えると分かりやすいです。

会社によって呼び方が違うこともあるので、社内でどちらの名前を使っているかを確かめておきましょう。違いは要求仕様書とは？要件定義書との違いと書く項目でも紹介しています。

相談2：サーバーやネットワーク構築の要件定義書はどう書く？

サーバーやネットワークを作る時の要件定義書の書き方が分からない、という相談も多く読まれています。

基盤の要件定義書も、5章の地図はそのまま使えます。ただ、画面や帳票の話が少なく、4章の非機能と5章の移行・運用が中心になります。

厚生労働省の職業情報提供サイト（job tag）では、ITインフラを設計する仕事の設計書の主な内容として、機能、構成、性能、信頼性、予算、開発工程が挙げられています。要件定義書でも、このあたりを決めておくと設計に進みやすくなりますよ。

相談3：詳細設計の途中で「この項目を入れたい」と言われた

要件定義が終わって詳細設計をしている最中に、要件にない項目を足してほしいと言われた、という相談です。

こういう時は、まず要件定義書に戻って、書かれている範囲かどうかを確かめます。範囲の外なら、追加として扱い、改版履歴に残してから進めましょう。

17ヶ条には「機能要求は膨張する。コスト，納期が抑制する」という条もあります。「入れるなら、時期や費用がこう変わります」と添えて、発注側に決めてもらうのがスムーズです。

相談4：要件定義プロセスとシステム要件定義は何が違う？

要件定義プロセスとシステム要件定義の違いを分かりやすく知りたい、という相談もあります。

IPAの共通フレーム2013では、「2.2 要件定義プロセス」と、システム開発プロセスの中の「2.3.2 システム要件定義プロセス」が別々に並んでいます。名前は似ていますが、置かれている段階が違うんです。

前者は業務の側から何が必要かを決める段階、後者はそれを受けてシステムとしての要件にする段階、と考えると流れがつかみやすいですよ。

要件定義書を書ける人になりたい方へ

要件定義書を書くには、業務を聞き出す力、文章にまとめる力、開発の流れを知っていることの3つが要ります。どれも、書いて直してを繰り返すうちに身についていくものです。

上流工程にどう進んでいくかは、上流工程とは？要件定義・設計ができるエンジニアになる道筋で紹介しています。

要件定義や設計書を書く経験は、上流工程を任される職場で評価されやすいものです。今の職場で経験を積むのも大切な道ですし、担当工程から一歩進みたい人は、求人の仕事内容を比べてみると道が見えてきます。

よくある質問

まとめ

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