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システムの外注を任されて、『RFPを作って』と言われたものの、要件定義書とどう違うのか分からない。そんな方も多いはずです。
結論から言うと、RFP（提案依頼書）は開発会社に「こういう提案をください」とお願いするための文書です。要件定義書は「何を作るか」を決めた文書で、RFPに添えて渡すこともあります。
この記事を読めば、RFPと要件定義書・仕様書の関係が、作る順番に沿って分かります。
RFPとは？提案依頼書の意味
RFPは Request For Proposal の略で、日本語では提案依頼書といいます。発注側が開発会社などに、提案書を出してもらうために作る文書です。
デジタル庁の標準ガイドライン群用語集では、RFPを「提案依頼又は提案依頼書のこと。Request For Proposal の略字。」としています。
同じ用語集には、RFI（資料提供依頼）という言葉も載っています。RFPの前に、各社にどんな製品やサービスがあるかを聞いておく時に使う依頼です。
| 言葉 | 日本語 | 何をお願いするか |
|---|---|---|
| RFI | 資料提供依頼 | 製品やサービスの情報、参考になる資料 |
| RFP | 提案依頼書 | こちらの要件に合わせた提案書 |
| 要件定義書 | （そのまま） | 提案書ではなく、作るものの中身を決めた文書 |
提案依頼書には何を書く？
『RFPって、具体的に何を書けばいいの？』と迷いますよね。編集部が考えた、項目の一例を並べてみます。
- システムを作る背景と目的
- 今の業務と困っていること
- お願いしたい作業の範囲
- 求める機能や性能（要件定義書があれば添付）
- 希望の時期と、提案書の提出期限
- 提案書に書いてほしい事と形式
- どんな観点で提案を比べるか
デジタル庁のガイドライン（DS-100）では、総合評価落札方式で調達する時にRFPを作り、RFPの内容や提案の手続、評価の基準などを記載するとしています。どう比べるかを先に伝えるのが、公平な選び方のコツなんです。
架空の記入例で見るRFPの書き出し
項目だけだとイメージしにくいですよね。社内の備品の貸し出しを管理するシステムを外注する、という架空の場面で書き出しを作ってみました。
| 項目 | 記入例（編集部の架空例） |
|---|---|
| 背景と目的 | 備品の貸し出しを紙の台帳で管理しており、返却漏れが起きている。貸し出しと返却を記録できる仕組みを作りたい |
| 今の困りごと | 誰が何を借りているか、担当者に聞かないと分からない |
| お願いしたい範囲 | 要件定義の支援から、設計・開発・導入まで |
| 提案してほしい事 | 進め方、体制、スケジュール、費用の内訳 |
| 比べる観点 | 業務の理解、進め方の分かりやすさ、導入後の支え方 |
ポイントは、困りごとを自分たちの言葉で書くことです。専門用語で飾るより、現場の様子が伝わるほうが、提案する側も考えやすいんです。
RFPと要件定義書の違い
RFPは「提案をお願いする」ための文書、要件定義書は「作るものを決める」ための文書です。目的が違うので、書く内容も読む人の使い方も変わります。
RFPと要件定義書の違いは、一言でいえば役目の違いです。RFPは開発会社を選ぶための入口で、要件定義書は選んだ後もずっと立ち返る基準になります。
- 開発会社を選ぶために作る
- 提案の出し方や比べ方まで書く
- 選び終われば役目はほぼ終わる
- 作るものの中身を決めるために作る
- 業務・機能・非機能の要件を書く
- 設計やテストの間も基準として使う
要件定義書についてくわしく知りたい方は、要件定義書とは？目的・書く内容・作る流れをやさしく解説を見てみてください。
調達仕様書とRFPの関係
国の情報システムの調達では、RFPとは別に「調達仕様書」も作ります。DS-100では、発注側のプロジェクト推進組織（PJMO）が調達のたびに調達仕様書を作るとしています。
調達仕様書には、調達案件の概要や作業の内容、成果物の取扱いなどを書きます。そして、要件定義書は調達仕様書に添付する形です。
| 文書 | DS-100での役目 |
|---|---|
| 要件定義書 | 業務要件・機能要件・非機能要件などを定義する |
| 調達仕様書 | 調達の概要や作業内容、成果物の取扱いを書き、要件定義書を添付する |
| 提案依頼書（RFP） | 総合評価落札方式で、提案の内容・手続・評価基準などを示す |
RFP・要件定義書・仕様書を時間軸で並べると
3つの文書は「いつ・誰が・何のために」作るかが違います。作る順番は案件によって変わりますが、時間軸に並べると関係がすっきり見えてきます。
『結局、どれを先に作るの？』という疑問に答えるために、編集部で時間軸の表を作ってみました。
| いつ | 誰が | 何を作るか | 何のために |
|---|---|---|---|
| 構想・企画の段階 | 発注側 | システム化の構想や計画 | 何のためにシステムを作るかを決める |
| 情報を集める段階 | 発注側 | RFI（資料提供依頼） | どんな会社や製品があるかを知る |
| 発注先を選ぶ前 | 発注側 | 要件定義書（国の案件など） | 作るものの中身を固める |
| 発注先を選ぶ時 | 発注側 | RFP・調達仕様書 | 提案を集めて、公平に比べる |
| 発注先が決まった後 | 発注側と開発側 | 要件定義書の詳しい版 | 提案をもとに中身を詰める |
| 設計の段階 | 開発側 | 設計書などの仕様書 | 作り方を決める |
例えば、総務の担当者が初めてシステムを外注する場面を考えてみましょう。
「要件定義書がないと、RFPは出せませんか？」
「目的と困りごとが書ければ、要件定義から一緒に進める提案をもらえますよ」
こんなふうに、手元にある材料に合わせて順番を選んでかまいません。
要件定義が先か、RFPが先か
順番は大きく2つの型に分かれます。国の案件のように、要件定義書を作ってからRFPと一緒に出す型が1つめです。
もう1つは、要件定義の作業から外部に頼む型です。構想とおおまかな要件だけをRFPに書いて、選んだ会社と一緒に要件定義書を作っていきます。
| 型 | RFPに書く要件 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 要件定義書を先に作る | 決まった要件を添付する | 社内に要件をまとめられる人がいる |
| 要件定義から頼む | 目的と大まかな要件だけ | 社内に書ける人がいない・業務を見直したい |
どちらの型でも、「要件定義は発注者の責任である」というIPAの原則は変わりません。誰が書くかの分担は、要件定義書は誰が作る？発注側と開発側の役割分担で紹介しています。
RFPで失敗しないための注意点
RFPは、書き方しだいで集まる提案の質が変わります。あいまいに書くと、各社の提案がばらばらになり、比べられなくなってしまいます。
例えば「使いやすいシステムにしたい」とだけ書いた場合、ある会社は画面の作り込みを、別の会社は操作研修を提案してくるかもしれません。どちらも正しいので、比べようがないんです。
「受付の担当者が、1件の登録を迷わずに終えられること」のように、場面と合格の線を書いておくと、提案がそろいやすくなりますよ。
特定の製品名を指定して書いてしまうことがあります。総務省行政管理局の実務手引書では、原則として特定の商標名などを用いた要求要件を定めず、オープンな標準に基づく記載を優先するとしています。民間の案件でも、製品名より「何ができればいいか」を書くほうが提案の幅が広がります。
公的な調達で押さえておくこと
国の調達では、ルールに沿った手続が求められます。内閣官房が掲載している政府調達手続に関する運用指針には、仕様書の案について、入札公告予定日の少なくとも30日前に官報で意見招請の公示を行う手続も定められています。
予算決算及び会計令の第79条では、競争入札に付す事項の予定価格を、仕様書や設計書などによって予定するとしています。国の調達では、仕様書が価格を決める土台にもなっているんですね。
自治体や公的機関の調達は、それぞれの規則や手続があります。担当する案件の手続は、所属する機関の調達担当や規則で確かめてみてください。発注の仕様書の書き方は発注仕様書とは？書き方と、発注先に伝わる書き方のコツも参考になります。
RFPを出す前に確かめること
- システムで解決したい困りごとを社内で書き出す
- 必要ならRFIで、どんな会社や製品があるかを知る
- 要件定義書を先に作るか、要件定義から頼むかを決める
- 依頼の範囲、提案の形式、比べ方を書いてRFPにまとめる
- 社内の関係部署に読んでもらい、抜けを直してから出す
出す前に、社内の誰が提案を読んで評価するかも決めておきましょう。評価する人が決まっていないと、届いた提案を前に話が止まってしまいます。
RFPとはでよくある相談
よくある相談は「入札とRFPの違い」「RFPは何の略か」「RFIやRFPは本当に使われているのか」の3つです。どれも、文書の役目が分かれば答えが見えてきます。
よく寄せられる相談を、内容をまとめた形で紹介しますね。
相談1：入札案件とRFPは同じもの？
入札案件とRFPの違いが分からない、同じものだと思っていた、という相談です。閲覧数がとても多く、迷う人が多いことが分かります。
入札は、発注先を決める手続の名前です。RFPは、その中で提案書を出してもらうために作る文書なんです。
国の調達の決め方の一つに、提案の中身も合わせて評価する総合評価落札方式があります。DS-100でRFPを作るとされているのは、この総合評価落札方式の場合です。
相談2：RFPは何の略？どういう意味？
RFPは何の略で、どういう意味なのか、というシンプルな相談も多いです。
Request For Proposal の略で、提案を依頼する文書のことです。「アールエフピー」と読み、社内では「提案依頼書」と日本語で呼ぶ会社もあります。
相談3：RFIやRFPは本当に使われている？
教科書には載っているけれど、実際の仕事でもこの名前でやり取りされているのか、という相談もありました。
国の調達では、デジタル庁のガイドラインに沿って提案依頼書が作られています。
民間では、会社によって呼び名が変わることもあります。名前より、中身が提案をお願いする文書かどうかで見分けるとよいですよ。
提案を受ける側・出す側の仕事に興味がある人へ
RFPを書く発注側の仕事も、RFPを読んで提案書を作る開発側の仕事も、要件を読み解いて文書にまとめる力が求められます。
RFPを読んで提案をまとめる経験は、要件定義や設計の仕事にそのままつながります。発注側として要件をまとめる仕事は、社内SEの仕事の大きな柱の一つです。
要件定義や設計書を書く経験は、上流工程を任される職場で評価されやすいものです。今の職場で経験を積むのも大切な道ですし、担当工程から一歩進みたい人は、求人の仕事内容を比べてみると道が見えてきます。
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よくある質問
RFPとは何ですか？
Request For Proposal の略で、日本語では提案依頼書です。発注側が開発会社などに、要件に合わせた提案書を出してもらうために作る文書です。
RFPと要件定義書の違いは何ですか？
RFPは発注先を選ぶために提案をお願いする文書、要件定義書は作るものの中身を決めた文書です。国の調達では、要件定義書を調達仕様書に添付し、総合評価落札方式ではRFPも作ります。
RFPと要件定義書はどちらを先に作りますか？
案件によります。要件定義書を先に作ってRFPと一緒に出す型と、目的と大まかな要件だけをRFPに書いて、選んだ会社と要件定義書を作る型があります。
RFPを書いたことがなくても作れますか？
作れます。まず背景と目的、今の困りごと、お願いしたい範囲を自分たちの言葉で書き出してみましょう。そこに提案の形式と比べ方を足せば、RFPの骨組みになります。
RFIとRFPの違いは？
RFIは資料提供依頼で、どんな製品やサービスがあるかを聞くためのものです。RFPは、こちらの要件に合わせた提案をお願いするためのものです。
まとめ
- RFPは Request For Proposal の略で、提案依頼書のこと
- RFPは発注先を選ぶため、要件定義書は作るものを決めるための文書
- 国の調達では要件定義書を調達仕様書に添付する
- 要件定義を先にする型と、要件定義から頼む型がある
- 製品名より「何ができればいいか」を書くと提案がそろう
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