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何社かに見積もりを頼んだら、金額も中身もバラバラで比べられない。そんな経験をした方も多いはずです。
結論から言うと、見積仕様書は「数量」「品質」「範囲」「条件」の4点をそろえて渡すための書類です。この4点が同じなら、届いた見積書を同じ物差しで比べられます。
この記事では、見積仕様書の書き方と、そのまま使えるテンプレートの形を紹介します。
見積仕様書とは？見積書との違い
見積仕様書は、頼む側が「何を、どれだけ、どんな条件で」と書いて相手に渡す書類です。見積書は、それを読んだ相手が金額を書いて返す書類です。
『見積仕様書と見積書って、同じものじゃないの？』と迷う方もいますよね。実は、書く人も向きも逆なんです。
| 比べる点 | 見積仕様書 | 見積書 |
|---|---|---|
| 書く人 | 頼む側（発注側） | 受ける側 |
| 書く時期 | 見積依頼の時 | 見積依頼を受けた後 |
| 中身 | 作る物・やってほしい作業と条件 | 金額と、その内訳 |
| 役割 | 前提をそろえる | 価格を示す |
仕様書と見積書の違いは、「問い」と「答え」の関係だと考えると分かりやすいですよ。問いがそろっていなければ、答えの金額がそろわないのも当然なんです。
公共の調達でも、仕様書が価格の土台になる
国や自治体の調達では、仕様書が価格を決める土台として扱われています。予算決算及び会計令の第79条には、入札に付す事項の価格を「当該事項に関する仕様書、設計書等によつて予定し」と書かれています。
会社どうしの見積依頼でも考え方は同じです。仕様書の書き方しだいで、出てくる金額が変わるんですね。入札の場合は入札の仕様書の書き方もあわせて見てみてください。
見積もりがバラバラになるのはなぜ？4点チェック表
見積もりの金額がそろわない時は、たいてい「数量」「品質」「範囲」「条件」のどれかが、相手によって違う前提で読まれています。
『同じ話をしたはずなのに、どうしてこんなに金額が違うの？』と思いますよね。中身を見比べると、ある会社は運搬費を入れ、別の会社は入れていない、といった差が出てきます。
| チェックする点 | そろえること | 書き方の例 |
|---|---|---|
| 数量 | 個数・回数・期間・面積など | 年間の発注見込みの個数、作業の回数 |
| 品質 | 材料・性能・仕上がりの程度・守る規格 | 使う材料の種類、満たしてほしい規格の名前 |
| 範囲 | どこからどこまでを頼むか | 設計から据え付けまで。撤去は含まない |
| 条件 | 納期・納める場所・支払い・検査 | 納期、納入場所、検査の方法、支払いの時期 |
数量は「いくつ」と「いつまで」
数量は、個数だけでなく期間も書いておきましょう。「毎月」なのか「1回だけ」なのかで、単価が変わることがあるからです。
まだ決まっていない時は、見込みの数字と「見込み」であることを書き添えておくと親切です。
品質は「確かめられる言葉」で
「丈夫なもの」「良いもの」と書くと、受け取り方が人によって変わります。JIS Z 8301（規格票の様式及び作成方法）でも、要求は客観的に確かめられるものだけを書き、「十分に強い」のような表現は使わない、という考え方が示されています。
特定の製品名だけで品質を決めると、ほかの会社が見積もれなくなることも。製品名を出す時は「又はこれと同等以上の材料」のように幅を持たせる書き方もあります。
範囲は「含まないもの」も書く
範囲のずれは、いちばん金額に響くところです。頼む作業だけでなく、頼まない作業も書いておくと行き違いが減ります。
例えば「古い機械の撤去は含まない」「設置後の操作説明は含む」のように、両方を並べておきましょう。
条件は支払いと検査まで
納期と納める場所に加えて、検査の方法と支払いの時期も書いておきます。支払いが完成後なのか、途中で分けるのかでも、見積もりの金額は変わることがあります。
見積依頼の仕様書の書き方
見積依頼の仕様書は、目的を書く、4点を埋める、決まっていない所を書く、の順に進めると迷いません。
『どこから書けばいいのか分からない』という方は、次の順番で書いてみてください。
- 何のために頼むのかを1〜2文で書く
- 数量・品質・範囲・条件の4点を表で埋める
- 決まっていない項目は「未定」と書き、いつ決まるかを添える
- 見積書に書いてほしい内訳の分け方を指定する
- 質問の受付先と、見積書の提出期限を書く
いちばん効くのは4番目の「内訳の分け方の指定」なんです。材料費・作業費・運搬費のように分け方をそろえてもらうと、どこで差が出ているかがひと目で分かります。
会社ごとに口頭で少しずつ違う説明をしてしまい、見積もりの前提がずれることがあります。質問への答えは、見積依頼をした全社に同じ内容で返しておきましょう。
頼む物によって、ずれやすい点は変わる
4点のうち、どこがずれやすいかは頼む物によって違います。自分の依頼がどれに近いかを見て、そこを厚めに書いておきましょう。
| 頼む物 | ずれやすい点 | 厚めに書きたいこと |
|---|---|---|
| 物品の購入 | 品質 | 満たしてほしい性能と、同等品を認めるかどうか |
| 工事・修繕 | 範囲 | 撤去や片付け、仮設の作業を含むかどうか |
| システム開発 | 範囲と品質 | 作る機能の一覧と、性能や運用の条件 |
| 印刷・制作 | 数量と条件 | 部数や修正の回数、納品の形 |
| 清掃・保守などの委託 | 数量と条件 | 作業の回数と時間帯、報告の方法 |
システム開発の見積もりは、機能の一覧がないと金額の幅がとても広くなりがちです。『とりあえずざっくりの金額だけ知りたい』という時も、作りたい物の目的と、使う人の数くらいは書いて渡してみてください。
発注の仕様書全体の書き方は、発注仕様書とは？書き方と伝わる書き方のコツで詳しく紹介しています。
見積仕様書のテンプレートと記入例
見積仕様書のテンプレートは、項目と中身を並べた表が1枚あれば十分です。ExcelでもWordでも作れます。
決まった様式があるわけではないので、自分たちが使いやすい形で問題ありません。下は、編集部が作った架空の記入例です。事務所の机と椅子の入れ替えを頼む場合を想定しています。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 件名 | 事務所の机と椅子の入れ替え |
| 目的 | 古くなった机と椅子を新しくし、通路を広くとる |
| 数量 | 机と椅子を同じ数だけ。数は別紙の配置図のとおり |
| 品質 | 引き出し付きの机。椅子は高さを変えられる物 |
| 範囲 | 搬入と組み立てまで含む。古い机と椅子の引き取りも含む |
| 納期 | 指定の週の土日のうちに設置まで終える |
| 納入場所 | 本社の事務所（別紙の地図） |
| 検査 | 設置後に担当者が数と傷の有無を確かめる |
| 支払い | 検査の後、社内の決まりの期日に支払う |
| 内訳の分け方 | 机、椅子、搬入と組み立て、引き取りに分けて書く |
| 提出期限 | 見積書は依頼日から決めた日までに提出 |
| 問い合わせ先 | 総務の担当者 |
決まっていない項目を空欄のまま渡すと、相手は自分の想定で埋めてしまいます。「未定。決まり次第連絡」と書いておくだけで、前提がそろいやすくなります。
会社が個人や小さな会社に作業や製造を頼む場合は、取適法（中小受託取引適正化法）の発注内容の明示（4条明示）も関係してきます。発注の時には、給付の内容や代金の額、支払期日などを書面か電磁的方法で示すことになっています。
届いた見積書はどう比べる？
届いた見積書は、合計の金額より先に「4点が仕様書どおりか」を確かめます。前提が違う見積書を、金額だけで比べないのがコツです。
リフォームの見積・契約についても、国民生活センターは複数の事業者から見積もりを取り、費用だけでなく工期や施工体制、保証内容なども検討するよう呼びかけています。会社の見積依頼でも、同じ考え方が使えますよ。
- 仕様書の数量と、見積書の数量が合っているか
- 品質（材料や性能）を勝手に変えていないか
- 範囲に入っていない作業が、別料金になっていないか
- 納期と支払いの条件が、仕様書どおりか
- 内訳が、指定した分け方で書かれているか
ずれが見つかったら、その会社に問い合わせて、同じ前提で出し直してもらいましょう。
「この見積もり、撤去の費用は入っていますか？」
「入っていません。必要なら追加でお出しします」
こんなやり取りが出てきたら、仕様書の範囲の書き方を見直すサインです。
見積書は契約の書類にもつながる
決まった見積書や仕様書は、契約の時の書類にも使われます。住宅リフォーム推進協議会の住宅リフォーム工事標準契約書の解説でも、契約時には見積書、設計図、仕様書などを添付するよう案内されています。
契約書との関係は仕様書と契約書の違いで、仕様書そのものの意味は仕様書とは？意味と目的で詳しく紹介しています。
見積仕様書でよくある相談
よく見かけるのは「図面と見積書の中身が違っていた」「見積書をExcelで作りたい」という相談です。どちらも、仕様書と見積書を並べて確かめる習慣で防げます。
閲覧数が多い相談を、内容をまとめた形で紹介します。
相談1：設計図と見積書の中身が違っていた
家の基礎工事で、設計図に書かれた仕上げと、見積書に書かれた仕上げが違っていた、という相談です。
こうした時は、まず施工する会社に、どちらが正しいのかを書面で確かめましょう。仕様が変わるなら、金額がどう変わるかもあわせて聞いておくと安心です。
住宅の工事で見積もりを比べる時のまとめ方は、リフォームの仕様書の書き方で紹介しています。
相談2：Excelで見積書を作ってメールで送りたい
初めてExcelで見積書を作り、メールで送ることになった、という相談も多く見かけます。
受ける側の立場なら、相手の見積依頼の仕様書に書かれた項目の順に、内訳を並べるのがおすすめです。相手が見比べやすい見積書は、それだけで話が早く進みますよ。
相談3：手書きの見積書をパソコンに移したい
見積書や請求書を手書きで作ってきた会社が、パソコンで管理したい、という相談です。
こうした時は、まず見積依頼の仕様書と見積書の項目を同じ並びにしておくと、後の管理がぐっと楽になります。
書類をそろえる力は、ほかの仕事にも活きる
見積仕様書を書くと、関係する人の要望を聞き取り、条件を文書にそろえる力がつきます。実はこの力、システム開発の要件定義や社内SEの仕事とも共通しているんです。
今の仕事で経験を積むのも、資格を取ってから考えるのも、どちらも立派な選択です。ITの仕事に興味がある方は、仕様書を書く職種の求人の仕事内容を一度のぞいてみると、道が見えてきますよ。
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よくある質問
見積仕様書と見積書の違いは何ですか？
見積仕様書は頼む側が書く「何を、どんな条件で頼むか」の書類で、見積書は受ける側が書く「いくらでできるか」の書類です。前者が問い、後者が答えの関係です。
見積仕様書のテンプレートはありますか？
決まった様式はないので、数量・品質・範囲・条件の4点と、内訳の分け方、提出期限を並べた表をExcelやWordで作れば十分です。
見積依頼の仕様書はどこまで細かく書けばいいですか？
相手が想定で埋めなくて済む程度まで書きます。決まっていない項目は「未定」と書き、いつ決まるかを添えておきましょう。
見積依頼は何社くらいに出せばいいですか？
決まった数はありません。比べられる数に絞り、全社に同じ見積仕様書を渡すことのほうが大事です。社内の決まりや発注の規程がある場合は、それに合わせましょう。
見積もりの途中で仕様が変わったらどうしますか？
変わった所を仕様書に書き足し、見積依頼をした全社に同じ内容で伝えて、見積書を出し直してもらいます。
まとめ
- 見積仕様書は頼む側が書き、見積書は受ける側が書く
- 数量・品質・範囲・条件の4点をそろえると、見積もりが比べられる
- 範囲は「含まないもの」まで書く
- 内訳の分け方を指定すると、差の出所が分かる
- 届いた見積書は、金額より先に前提が仕様書どおりかを見る
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