入札の仕様書の書き方｜公務員・調達担当が押さえるポイント

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入札の仕様書とは？予定価格と検査のよりどころ

『仕様書って、業者さんに中身を伝えるためのものでしょ？』と思いますよね。実は、それだけではないんです。国の会計のルールでも、仕様書は入札の前後で何度も出てきます。

つまり、仕様書があいまいだと、予定価格の根拠も、検査の物差しもぼやけてしまいます。ここが、入札の仕様書を丁寧に作りたい理由です。

仕様書そのものの意味は仕様書とは？意味と目的で、発注する側の書き方の基本は発注仕様書とは？で紹介しています。

入札の仕様書と、ほかの入札書類の関係

入札では、仕様書のほかにも公告や入札説明書、契約書の案などが並びます。それぞれの役目を一度押さえておくと、どこに何を書けばいいか迷わなくなります。

調達の仕様書で気をつける3つのこと

ここが大事なところです。3つの観点を表にまとめました。

特定の製品に偏らない

内閣官房に掲載されている「政府調達手続に関する運用指針」では、協定で商標などを特定して一般競争や指名競争に付すことを禁じている、と説明されています。必要に応じて、技術審査を伴う入札手続をとるなどの運用も求めています。

情報システムの調達では、総務省行政管理局の「情報システムに係る政府調達の基本指針」実務手引書（2007年7月1日）が参考になります。原則として特定の商標名などを使った要求要件を定めず、国際規格や日本工業規格などのオープンな標準に基づく記載を優先するとしています。

商標名を書く場合も、製品の指定は必要最小限にし、不必要に製品を特定しないこととされています。デジタル庁のDS-100でも、技術や製品を指定する時は、指定する合理的な理由を書くとしています。

『同じ製品を使い続けたいから、型番で書いたほうが楽なんだけど…』という気持ちも分かります。その場合は、なぜその製品でないといけないのかを書けるかどうか、一度立ち止まってみてください。

同等品の扱いを書いておく

製品名を挙げる時は、「又は同等品」と添え、同等かどうかをどう判断するかも書いておくと親切です。

海上自衛隊（横須賀地方総監部）の「同等品承認申請実施要領」では、同等品を「仕様、規格、図面又は試験条項が同一であるもの」などと定めています。申請の時には、同等品承認申請書やカタログ、機能・性能の比較表、品質保証書などを出してもらう形です。

必要な性能を書く

仕様書は、「どの製品か」ではなく「何ができればいいか」で書くのが基本です。日本規格協会のJIS Z 8301の資料では、できる限り性能で要求を書くという原則が紹介されています。

設計や形で指定するしかない時は、「…又はこれと同等以上の材料」のようにするのが望ましいとされています。

検査できる

同じ資料では、要求事項は客観的に確かめられるものだけを書き、「十分に強い」のような表現は使わないという原則も示されています。仕様書の一文ごとに、『これは納品の時に確かめられる？』と自分に聞いてみてください。

物品購入の仕様書の書き方とテンプレート

『物品の仕様書って、どんな項目を書けばいいの？』と迷いますよね。編集部で作った、物品購入の仕様書テンプレートの目次の例です。

物品購入の仕様書の記入例

編集部で作った架空の記入例です。庁舎の会議室で使う、持ち運びできるプロジェクターを購入するケースです。

『性能の数値は、どうやって決めればいいの？』と思いますよね。いきなり数値を決めず、まず使う部屋や使う人数など「使う場面」を書き出すと、必要な性能が見えてきます。

数値の目安が分からない時は、複数の事業者から資料をもらって、どの製品にもあてはまる範囲で書くのが一つの方法です。

前任者の仕様書を使う時の作り方

公務員の仕様書の作り方として、前任者の仕様書を下敷きにするのはよくある進め方です。ゼロから書くより早いですし、所属の機関の書き方にもそろいますよね。

ただ、そのまま使うと、前回の事情に合わせた指定が残ってしまいます。使える所と見直す所を分けておきましょう。

入札の仕様書の作成から検査までの時間軸

仕様書は、入札の前だけでなく、落札した後の検査まで使われ続けます。時期ごとにやることを並べてみました。

『作って公開したら終わり』ではなく、検査の日まで手元に置いて使う書類だと考えておくと、書き方も自然と具体的になります。

物品購入の仕様書を作る流れ

国の大きな調達では、仕様書の案について意見を募る手続きもあります。「政府調達手続に関する運用指針」では、入札公告の予定日の少なくとも30日前に、官報で意見招請の公示をする手続きを定めています。

業務委託やシステム調達、自治体の標準仕様書

『物品と業務委託で、仕様書の書き方は変わるの？』という方もいますよね。業務委託では、作業の中身や体制、成果物の扱いまで書く必要が出てきます。

システム調達の仕様書：DS-100の項目

デジタル庁のDS-100（デジタル・ガバメント推進標準ガイドライン、2026年6月12日決定）では、調達ごとに調達仕様書を作るとしています。記載事項は原則として次のとおりです。

要件定義書や参考資料は、調達仕様書に添付するとされています。総合評価落札方式では、提案依頼書（RFP）を作り、提案の手続や評価基準なども書きます。

業務委託の仕様書のまとめ方は業務委託の仕様書の書き方で詳しく紹介しています。

自治体の基幹業務システムは標準仕様書がある

自治体の仕様書で、ここ数年大きく変わったのが基幹業務システムです。地方公共団体情報システムの標準化に関する法律（令和3年法律第40号）で、対象の事務では、標準化基準に合ったシステムを使うことが自治体に義務付けられました。

対象は、住民基本台帳や個人住民税、国民健康保険など20業務です。それぞれの標準仕様書は、制度を所管する大臣が定めます。

自治体システムの標準仕様書については、自治体システム標準化の標準仕様書とはで詳しく紹介しています。

自治体の工事の仕様書

工事の入札では、都道府県や市町村がそれぞれ共通仕様書を定めていることがあります。例えば福島県や鹿児島県は、土木工事の共通仕様書をPDFで公開しています。

自分の自治体の共通仕様書がどこにあるかは、都道府県・市町村の共通仕様書の探し方で紹介しています。

入札の仕様書でよくある相談

知恵袋などで読まれている相談を、要約して答えていきますね。

仕様書が特定のメーカーの製品に合わせて書かれている

『見積合わせの仕様書が、明らかに一社の製品の仕様になっていて、ほかの業者が外される。これは問題ないの？』という相談は、多く読まれています。

国の調達では、先ほどの運用指針や実務手引書のとおり、商標などを特定せず、不必要に製品を特定しない考え方が示されています。発注する側は、その製品でないといけない理由を説明できるかを見直し、性能での書き方や「又は同等品」の扱いを検討してみてください。

参加する側で納得がいかない時は、入札説明書にある質問の手続きで、指定の理由や同等品の扱いを問い合わせてみるのが近道です。

同等品の申請を出されると、発注側は困るのか

『同等品の申請を出したら、嫌がられる？』という質問もあります。

同等品の申請は、仕様書が「又は同等品」を認めているなら、そのための正式な手続きです。発注側は、申請書や性能の比較表をもとに、仕様書の性能を満たすかを淡々と確かめれば大丈夫です。

例えば、窓口ではこんなやり取りになります。

「この製品は、仕様書の性能の項目を満たしていますか？」
「はい。比較表の三行目に、仕様書の項目と並べて書いてあります」

仕様書を満たさない製品が落札された

『仕様書の内容を満たしていない製品が落札されたように見える』という相談も見られます。

仕様書の性能が、確かめられる書き方になっていたかを振り返ってみてください。あいまいな書き方だと、満たしているかどうかの判断が人によって分かれてしまいます。

物品の注文書や契約書に収入印紙はいるのか

『物品を注文する時も、請負と同じように注文書や請書に収入印紙が必要？』という質問も、とてもよく読まれています。

国税庁の説明では、課税文書に当たるかどうかは、文書の名前ではなく、書かれている内容で判断するとされています。請負に関する契約書は第2号文書に当たるなど、契約の種類や書き方で扱いが変わります。

仕様書を引用した契約書や注文書は、引用された中身も含めて判断されることがあります。個別の書類の扱いは、税務署や税理士に確かめてみてください。

仕様書の一文一文を「確かめられる言葉」で書く力は、公務員の調達の仕事だけでなく、システム開発の要件定義や社内SEの仕事でも生きる力です。ITの仕事に興味がある方は、どんな求人があるかを眺めてみるのも一つです。

よくある質問

まとめ

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