発注仕様書とは？書き方と、発注先に伝わる書き方のコツ

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発注仕様書とは？発注書・見積書・RFPとの違い

『発注書と発注仕様書って、同じものじゃないの？』と迷いますよね。名前は似ていますが、役目が違います。

発注仕様書を先に作っておくと、見積書や提案の中身が同じ前提でそろいます。発注書には「詳細は発注仕様書による」と書いて、仕様書を添えて渡す形がよく使われます。

RFPとの関係はRFP（提案依頼書）とは？要件定義書・仕様書との関係で詳しく紹介しています。仕様書そのものの意味は仕様書とは？意味と目的もあわせて読んでみてください。

「仕様書 発注」でよくある呼び方の違い

発注仕様書は、業界や会社によって呼び方が変わります。調達仕様書、購入仕様書、委託仕様書、納入仕様書などです。

『納入仕様書は、発注側と受注側のどっちが作るの？』という疑問もよく見かけます。実は会社ごとに使い方がまちまちで、発注側が求める条件を書いたものも、受注側が「この仕様で納めます」と示すものも、同じ名前で呼ばれることがあるんです。

迷った時は、「だれが、だれに約束する書類か」を一言確かめておくと行き違いが防げます。

発注仕様書は5つで書く

ここが大事なところです。この5つがそろっていれば、相手は見積もりも段取りも立てられます。

何を：目的から書き始める

いきなり作業の中身から書くより、「なぜ頼むのか」を一文添えておくと、相手が気を利かせやすくなります。範囲の外になる作業も、「含まない」と書いておきましょう。

どれだけ：数で言える所は数で

「いくつか」「適量」のような言い方は、人によって受け取り方が違います。数量や回数、大きさは、数で書ける所は数で書いておきます。

いつまでに：途中の確認日も入れる

最終の納期だけでなく、途中で確認する日を入れておくと、ずれが小さいうちに気づけます。納める場所や、データで納めるなら形式も書いておきましょう。

どの品質で：あいまいな言葉を使わない

「きれいに」「丈夫な」「使いやすい」は、受け取り方がバラバラになりやすい言葉です。この後の「伝わる書き方のコツ」で、言い換え方を紹介しますね。

どう確かめる：検査の方法を先に決める

『検査なんて、出来上がってから見ればいいのでは？』と思いますよね。ただ、何を見て合格とするかを先に決めておかないと、受け取る時にもめやすいんです。

国の調達のルールでも、仕様書は検査のよりどころになります。予算決算及び会計令の第101条の4では、給付の完了を確かめる検査を「契約書、仕様書及び設計書その他の関係書類に基づいて」行うとしています。

発注先に伝わる書き方のコツ

JIS Z 8301:2019は、日本産業規格（JIS）の規格票の書き方を定めた規格です。規格に準じる文書にも使えるとされていて、仕様書を書く時の手本になります。

日本規格協会の資料では、要求事項は客観的に確かめられるものだけを書き、「十分に強い」のような表現は使わないという原則が紹介されています。できる限り性能で書き、設計で指定する時は「又はこれと同等以上の材料」のようにするのが望ましい、という考え方も示されています。

あいまいな言葉の言い換え例

編集部で作った言い換えの例です。左のような書き方を見つけたら、右のように直してみてください。

「しなければならない」と「望ましい」を分ける

JIS Z 8301では、要求は「…しなければならない」「…とする」、推奨は「…することが望ましい」、許容は「…してもよい」と、言い方を使い分けます。

発注仕様書でも、外せない条件と、できればお願いしたい条件を書き分けておくと、相手が優先順位を判断しやすくなります。

工事・システム・ソフトウェアの発注仕様書で書き足すこと

頼む内容によって、書き足したい項目は少しずつ違います。主なものを表にまとめました。

工事の発注仕様書

公共工事では、標準仕様書と特記仕様書、図面などを組み合わせて設計図書とします。国土交通省の公共建築工事標準仕様書（建築工事編）令和7年版の1.1.1では、設計図書に違いがある時の優先順位を定めています。順番は、質問回答書、現場説明書、特記仕様書、図面、標準仕様書です。

発注者が書くのは、標準仕様書と違う所や、この工事だけの条件を書く特記仕様書です。違いは特記仕様書とは？標準仕様書との違いと優先順位で紹介しています。

システム・ソフトウェアの発注仕様書

デジタル庁のDS-100（デジタル・ガバメント推進標準ガイドライン）では、調達を行う時に調達仕様書を作るとしています。記載事項は原則として次のとおりです。

民間の発注でも、この並びはそのまま使えます。IPAの共通フレーム2013のガイダンスでは、企画や要件定義の一部を外に頼む時に、「請負」か「準委任」かを区別しておくのがよいとしています。

IPAの「超上流から攻めるIT化の原理原則17ヶ条」には、「要件定義は発注者の責任である」という一条もあります。システムの発注仕様書は、発注側が中身に責任を持つ書類だと考えておきましょう。

ソフトウェアの発注仕様書を5つの観点で書いた例

編集部で作った架空の例です。社内の備品の貸し出しを管理する小さなWebシステムを、外部に作ってもらうケースを想定しています。

『ここまで書くと、相手の提案の余地がなくなるのでは？』と心配になるかもしれません。その時は、画面の作りや使う技術は「提案を求める」と書いておけば大丈夫です。

決めたいのは結果と確かめ方で、作り方まで縛る必要はないんです。

外注先に作業を頼む時は、明示する事項も押さえる

会社から中小の事業者に製造や情報成果物の作成などを頼む時は、取適法（中小受託取引適正化法）の対象になることがあります。旧「下請法」が2026年1月1日施行の改正で名前を変えたものです。

取適法の第4条では、委託した時に、給付の内容・代金の額・支払期日・支払方法などを書面か電磁的方法ではっきり示すよう求めています。公正取引委員会と中小企業庁のテキストでは、給付の内容として品目・品種・数量・規格・仕様などを、相手が見て理解できる程度に示す必要があると説明されています。

業務委託の仕様書のまとめ方は業務委託の仕様書の書き方で、自治体の入札で使う仕様書は入札の仕様書の書き方で紹介しています。

発注仕様書のテンプレートと、社内の手引きの作り方

『毎回ゼロから書くのは大変…』と感じますよね。編集部で作ったテンプレートの目次の例です。

社内向けの「発注仕様書作成の手引き」に入れたいこと

担当者ごとに書き方がバラバラだと、同じ会社なのに発注先から見ると読みにくくなります。社内の手引きには、次のようなルールを入れておくと便利です。

テンプレートの作り方全般は仕様書のテンプレートで、見積もりを比べるための仕様のそろえ方は見積仕様書とは？で紹介しています。

発注仕様書でよくある相談

知恵袋などで読まれている相談を、要約して答えていきますね。

発注仕様書と発注書の違いが分からない

『発注書があるのに、なぜ発注仕様書もいるの？』という質問は、学生の方からも寄せられています。

発注書は「この条件で頼みます」という意思を伝える書類で、品名や数量、金額が中心です。発注仕様書は、その品物や作業が「どんなものか」を説明する書類です。1枚の発注書に、詳しい仕様書を添えるイメージで考えるとすっきりします。

契約書や発注仕様書に書いていない作業を求められた

工事の現場などで、『当初の契約書や発注仕様書に書いていない作業を頼まれたけれど、受けるべき？』という相談も見られます。

まずは、仕様書と契約書のどこにも書かれていないことを確かめてみてください。そのうえで、追加の作業として扱うのか、金額や期間が変わるのかを話し合い、合意した内容を書面に残すのが基本です。

特記仕様書は発注者が作るのか

『特記仕様書は、発注者と受注者のどちらが作るの？』という質問もあります。公共工事では一般に、特記仕様書は設計図書の一部として発注者の側で用意されます。

受注者は、特記仕様書と標準仕様書などを読み合わせて工事を進めます。分からない所は、入札の段階なら質問書で、工事中なら監督職員に確かめましょう。

発注仕様書を書くことは、システム開発でいう要件定義そのものです。要件定義や設計書を書く経験は、上流工程を任される職場で評価されやすい力でもあります。今の仕事で経験を積むのも、一歩進んで求人の仕事内容を比べてみるのも、どちらも良い道です。

よくある質問

まとめ

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