仕様書の変更管理｜仕様変更の伝え方と版の付け方

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仕様書の変更でまず押さえたいこと

仕様書は、発注側と受注側が「これを作る」と合意した中身ですよね。だから、変える時も合意をもう一度取り直す必要があるんです。

IPAの共通フレーム2013でも、合意プロセスの中に「合意・契約の変更管理プロセス」が置かれています。変更は作業の途中で起きるものとして、最初から管理の仕組みに入っているわけですね。

同じくIPAが公開している「超上流から攻めるIT化の原理原則17ヶ条」には、「取り決めは合意と承認によって成り立つ」「機能要求は膨張する。コスト，納期が抑制する」という条があります。仕様変更は増えるものだと考えて、受け止め方を先に決めておきましょう。

変更を3段階に分けて承認者を決める

ここが大事なところです。変更の重さを最初に見分けておくと、誰に何を頼めばいいかがすぐ分かります。

これは編集部が考えた目安です。契約や社内の決まりで承認の流れが決まっていれば、そちらを優先してください。

迷った時はどう見分ける？

『これって小さな変更？それとも大きな変更？』と迷う場面もありますよね。そんな時は、次の質問に答えてみてください。

1つでも当てはまれば、段階3として扱っておくのが無難です。小さく見えても、あとで費用の話になることがあるんです。

仕様書の変更履歴と版の付け方

仕様書の最初か最後に、変更履歴の表を置いておきましょう。読む人がまずここを見れば、前の版から何が変わったか分かります。

架空の記入例

版の番号の付け方に決まった形はありません。ただ、「点の右は小さな直し、点の左は内容の変更」のように、チームで1つのルールにそろえておくと迷いません。

本文の中でも変えた所が分かるように

変更履歴の表だけだと、本文のどこが変わったか探すのが大変ですよね。変えた行の横に版の番号を書く、色を付けるなど、目印の付け方も決めておきましょう。

変更を伝える時の書き方

新しい版を配る時の連絡も、書き方を決めておくと伝わりやすくなります。長い説明より、何が変わったかを先に書くのがコツです。

例えば、こんな書き出しにすると読む人がすぐ分かります。

「仕様書を1.2から2.0に更新しました。変更は2章と5章で、検索の条件を1つ追加しています。明日の作業から2.0を使ってください」

古い版が手元に残ったままの人がいると、そちらで作業が進んでしまうことも。配ったあとに「新しい版を見ていますか」と一言確かめておくと安心ですよ。

仕様書の変更を覚書で残す時の考え方

仕様書が契約書の一部として扱われている場合、仕様を変えることは契約の中身を変えることにつながります。だから、段階3の変更は仕様書を直すだけでなく、合意したことを書面で残しておくんです。

例えば住宅リフォーム推進協議会の「住宅リフォーム工事標準契約書」の解説では、工事中の変更・追加は注文者と請負者が協議して双方の合意で決めるとしています。変更内容は書面（電子メール等を含む）で合意し、当初の契約書面と一緒に保管する、という考え方です。

外注先に作ってもらっている時の注意

製造や制作を外部の会社に頼んでいる場合は、変える時期にも気を配りたいところです。

経済産業省の「繊維産業における取引適正化推進のためのガイドライン」（令和7年12月改訂）では、仕様を途中で変えた時の望ましい取引慣行に触れています。すでに作った製品は受け取り、仕様変更で生じた準備の費用も委託する側が負担することが望ましい、という内容です。

仕様書と契約書の関係は、仕様書と契約書の違いで詳しく紹介しています。

仕様書の変更でよくある相談

知恵袋などで見かける相談を、内容をまとめて紹介します。

相談1：変更契約書や覚書に収入印紙は要る？

契約の内容を変える書類や、委託契約書に付ける覚書に印紙が必要か分からない、という相談です。閲覧数がとても多く、経理や総務の方が迷いやすい所だと分かります。

国税庁の説明では、課税文書に当たるかは文書の名前ではなく、書かれている中身で判断します。印紙税法の別表第一の通則では、契約の内容の変更や補充の事実を証する文書も「契約書」に含まれるとされています。

『覚書だから要らないよね』と決めつけるのは早いんです。個別の判断は、税務署や税理士に確かめてみてください。

相談2：入札のあとで、公告の仕様と変えてもいい？

入札が終わって落札した業者と調整する中で、公告した仕様書と違う内容にしたくなった、という相談です。

入札は、公告した仕様書を前提に価格を競っています。落札したあとで中身を変えると、ほかの参加者との公平さに関わるので、所属する機関の契約担当や決まりで確かめてから進めましょう。入札の仕様書の書き方は入札の仕様書の書き方で紹介しています。

相談3：打合せで変えたはずの物と違う物が付いた

家を建てている途中で、打合せで変更をお願いしたドアと違う物が付いていた、という相談です。

こういう時に頼りになるのが、変更を書いた記録なんです。打合せのたびに、変えた所を書面やメールで残し、相手の確認をもらっておくと、話し合いがしやすくなります。リフォームの場合の残し方は、リフォームの仕様書の書き方も参考にしてみてください。

変更に強い仕様書を最初から作るコツ

『そもそも変更が起きにくい仕様書は書けないの？』と思いますよね。実は、変更をゼロにするのは難しいので、変えやすく作るほうが現実的なんです。

書き方の基本は仕様書の書き方で、変更したあとの確かめ方は設計書・仕様書のレビュー観点でまとめています。

変更を仕切れる人は仕事でどう評価される？

変更の依頼を受け止めて、影響を見積もり、関係者に説明する。これは、上流工程を担う人が毎日のようにしていることなんです。

今の職場で変更の取りまとめを任せてもらい、経験を積むのも立派な道です。要件定義や設計を担う仕事に進みたい人は、求人の仕事内容で「どの工程を任されるか」を比べてみると、次の一歩が見えてきますよ。

よくある質問

まとめ

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