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仕様書を書くことになって、まずはサンプルを見てみたい。でも、見つかる見本は業界も中身もばらばらで、『自分の場合はどう書けばいいの？』と迷っている方も多いはずです。
結論から言うと、仕様書のサンプルは「形」より「よい書き方と悪い書き方の差」を見るのが一番役に立ちます。差が分かれば、どんな仕様書にも応用できるからです。
この記事では、1つの架空の依頼を題材に、項目ごとの書き方の例と例文を紹介します。
仕様書のサンプルは「書き方の差」を見る
仕様書のサンプルを探す時は、見本の見た目をまねるより、1つの文がどう書かれているかに注目しましょう。同じ内容でも、書き方次第で読む人の受け取り方が大きく変わります。
仕様書そのものの意味や役割は仕様書とは？意味と目的、設計書・要件定義書との違いでまとめています。ここでは記入例に絞ってお話ししますね。
『サンプルをそのまま写せば早いのでは？』と思いますよね。実は、ほかの会社の仕様書は、前提も目的も違うので、写しても自分の仕事には合わないことが多いんです。
| サンプルの見方 | 役に立つ度合い | 理由 |
|---|---|---|
| 見た目・レイアウトをまねる | 少し | 中身が違えば読みやすさは変わらない |
| 項目の並びを借りる | まずまず | 書き忘れを防げる |
| 1文の書き方の差を見る | とても役立つ | どんな仕様書にも応用できる |
項目の並びを借りたい時は仕様書に書く項目と目次・表紙の作り方、ひな形の選び方は仕様書のテンプレートが参考になります。
サンプルPDFや見本を探す時に確かめたいこと
ネットで仕様書のサンプルPDFを見つけた時は、使う前に少しだけ確かめておきましょう。誰が、何のために作った見本なのかで、参考にできる所が変わるからです。
- どの業界・どんな依頼のための見本か
- 発行した所がはっきりしているか
- いつ作られた物か（古い決まりのままではないか）
- 自分の依頼に合わない項目はどれか
『よさそうな見本だから、全部まねしよう』と思った時ほど要注意です。合う所だけを借りて、残りは自分の言葉で書くと決めておくと失敗しません。
架空の依頼で見る仕様書の作成例
ここでは「社内の備品管理ツールを作ってほしい」という架空の依頼を題材にします。同じ依頼でも、悪い書き方とよい書き方でどれだけ伝わり方が違うかを、項目ごとに並べてみました。
依頼の内容は、こんな場面を想定しています。
「会社のプロジェクターやノートPCを、誰が借りているか分からなくなることが多い。貸し出しの記録を残せる簡単なツールを作りたい」
この依頼を仕様書にする時の、悪い書き方とよい書き方の例です。
| 項目 | 悪い書き方の例 | よい書き方の例 |
|---|---|---|
| 目的 | 備品管理を便利にする | 備品を誰が借りているかを、社員が自分の席から確かめられるようにする |
| 範囲 | 備品関係の機能一式 | 貸し出しと返却の記録を作る。備品の購入と廃棄の手続は含めない |
| 使う人 | 社員など | 全社員（閲覧と貸し出し）と総務課（備品の登録と削除） |
| 機能 | 貸し出しができる | 社員が備品を選び、返す予定日を入れて貸し出しを登録できる |
| 条件 | 使いやすい画面 | 社内のパソコンのブラウザから、追加のソフトなしで使える |
| 確かめ方 | 問題なく動くこと | 貸し出しから返却まで登録し、一覧に正しく表示されることを総務課が確かめる |
表は、編集部が作った架空の記入例です。悪い書き方の例は、どれも「読む人によって思い浮かべる物が違う」所が共通しています。
よい書き方の例に共通すること
よい書き方の例を見ると、「誰が」「何を」「どこまで」がはっきりしていますよね。「含めない物」まで書いてあるので、作る側が迷いません。
- 主語（誰が・何が）が書いてあるか
- 「など」「一式」「便利に」で終わっていないか
- 含める物と含めない物の両方が書いてあるか
- 読んだ人が「できた・できていない」を判断できるか
IT以外の仕様書でも、書き方の差は同じ
『うちはシステムではなく、物の購入や作業の委託なんだけど』という方もいますよね。実は、悪い書き方とよい書き方の差は、どの分野でも同じ所に出ます。
| 依頼の種類 | 悪い書き方の例 | よい書き方の例 |
|---|---|---|
| 事務用の机の購入 | 丈夫な机を納める | 天板の幅と奥行きを書き、図面のとおりの寸法で納める |
| 会議室の清掃の委託 | 定期的に清掃する | 毎週月曜の始業前に、床の掃除とごみの回収をする |
| 社内報の印刷 | きれいに印刷する | 色見本と同じ色で刷り、刷る前に校正を1回出す |
| 社内研修の運営 | 研修を滞りなく行う | 受付・資料の配布・出欠の記録までを受託者が行う |
どれも、「丈夫」「定期的」「きれい」「滞りなく」のような、人によって受け取り方が変わる言葉を、確かめられる言葉に置き換えています。寸法や回数の数字は、実際の依頼に合わせて決めてくださいね。
項目ごとの仕様書の例文
例文は、自分の仕事に合わせて言葉を入れ替えるだけで使える形にしておくと便利です。ここでは、どの仕様書にも出てくる項目の例文を紹介します。
『例文があれば、書き出しで止まらずに済むのに』という方もいますよね。備品管理ツールの例のまま、項目ごとの例文を並べてみました。
| 項目 | 例文の形 | 備品管理ツールでの例 |
|---|---|---|
| 目的 | 〇〇が、〇〇できるようにする | 社員が、備品の貸し出し状況を確かめられるようにする |
| 範囲 | 〇〇は含める。〇〇は含めない | 貸し出しと返却は含める。購入の手続は含めない |
| 機能 | 〇〇が、〇〇の時、〇〇する | 社員が、返却ボタンを押した時、状態を「貸し出し中」から「返却済み」に変える |
| 入力のルール | 〇〇は、〇〇とする | 返す予定日は、今日から先の日付だけ入力できるとする |
| うまくいかない時 | 〇〇の時、〇〇を表示する | 貸し出し中の備品を選んだ時、「貸し出し中です」と表示する |
| 決まっていない事 | 〇〇は未定。〇〇までに決める | 予定日を過ぎた時の通知は未定。次の打合せで決める |
例文の「〇〇」を自分の言葉に入れ替えれば、そのまま仕様書の文になります。仕様書の書き方の例として、手元に置いておくと便利ですよ。
「うまくいかない時」の例文を忘れずに
仕様書でよく抜けるのが、うまくいかない時の動きです。正しく使った時の流れだけ書いて、間違えた時のことを書き忘れてしまうんですよね。
例えば「同じ備品を2人が同時に借りようとした時は、先に登録した人を優先し、後の人には『貸し出し中です』と表示する」のように書いておきます。こうした例文があるだけで、作る側の質問がぐっと減ります。
サンプルの例文をそのまま貼り付けて、自分の仕事に合わない部分が残ってしまうことがあります。貼り付けた後は、名前・数字・範囲が自分の依頼に合っているか、1文ずつ読み直しましょう。
文の書き方のコツをもっと知りたい方は仕様書の書き方｜誰が読んでも同じに伝わる7つのコツも読んでみてください。
設計書の例と仕様書の例はどう違う？
仕様書の例が「何を作るか・どうなっていればいいか」を書くのに対して、設計書の例は「どう作るか」を書きます。同じ備品管理ツールでも、書く中身が変わります。
『設計書の例も見たいけど、仕様書と何が違うの？』という疑問もよく聞きます。備品管理ツールで比べると、違いが分かりやすいですよ。
- 社員が備品を選んで貸し出しを登録できる
- 返す予定日は今日から先の日付だけ入力できる
- 貸し出し中の備品は選べない
- 貸し出しの記録を残す表と、その項目の一覧
- 登録ボタンを押した時の処理の順番
- 画面の部品の配置と名前
左が「どうなっていればいいか」、右が「それをどう作るか」です。
設計書の例も、備品管理ツールで少しだけ見てみましょう。
| 設計書の種類 | 書く中身の例 |
|---|---|
| 画面の設計 | 貸し出し画面に、備品の一覧・予定日の入力欄・登録ボタンを置く |
| データの設計 | 貸し出しの記録に、備品の番号・借りた人・貸し出した日・予定日・状態を持たせる |
| 処理の設計 | 登録ボタンを押したら、状態を確かめてから記録を足し、一覧を表示し直す |
仕様書の「貸し出しを登録できる」という1文が、設計書ではこのように画面・データ・処理に分かれていきます。設計書の種類や書き方は設計書とは？で詳しく紹介しています。
仕様書のサンプルでよくある相談
よく見かける相談は「プログラムの仕様書の見本が欲しい」「運用の仕様書のサンプルを探している」「物を作ってもらう時の仕様書の作り方が分からない」の3つです。どれも、項目ごとの例文で前に進めます。
Q&Aサイトでよく見かける相談を、内容を要約して紹介しますね。
相談1：作ったプログラムの仕様書の見本が欲しい
『初めて作った小さなプログラムについて、上司から「ほかの人が直せるように仕様書を作って」と言われた。サンプルはないか』という相談です。
この場合は、「何をするプログラムか」「何を受け取って何を出すか」「いつ動かすか」「うまくいかない時はどうなるか」の4つを書くところから始めてみてください。直す人が一番知りたいのは、この4つなんです。
例えば「毎朝、前日の注文データを集計して、担当者の共有フォルダに表を置く。データが無い日は空の表を置く」のように書くと、それだけで立派な仕様書の書き出しになります。
相談2：システム運用の仕様書のサンプルを探している
『システムの運用を頼むための仕様書を作りたいが、見本が見つからない』という相談もあります。運用の仕様書は、作る物ではなく「やってもらう作業」を書くのが特徴です。
作業の内容、時間帯、困った時の連絡の流れ、報告の方法を項目にしてみてください。業務委託の仕様書の考え方は業務委託の仕様書の書き方で紹介しています。
相談3：グッズを業者に作ってもらう時の仕様書の作り方
『小物を業者に作ってもらいたいが、仕様書をどう書けばいいか分からない』という相談も見かけます。物を作ってもらう時は、文章より図や写真が伝わりやすいんです。
大きさ、材料、色、数量、納める日を表にして、イメージの絵や似た物の写真を添えてみてください。文章だけで伝えようとしないのがコツです。
試作品を1つ作ってもらってから、本番の数を頼む流れにしておくと安心です。試作品を見て直したい所が出たら、その内容も仕様書に書き足しておきましょう。
仕様書の例文をそろえて分かりやすく書ける力は、システム開発の要件定義や社内SEの仕事でも役立ちます。今の仕事で経験を積むのも、ITの仕事に目を向けてみるのも、どちらも自然な選択肢です。
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よくある質問
仕様書のサンプルPDFをそのまま使ってもいいですか？
公開されている見本は、作られた目的や前提が違うので、そのまま使うのはおすすめしません。項目の並びや書き方の参考にとどめ、中身は自分の仕事に合わせて書きましょう。
仕様書の見本はどこで探せばいいですか？
まずは社内の過去の仕様書を探してみてください。公的な物では、デジタル庁が要件定義書や調達仕様書の標準テンプレートを掲載しています。どちらも、自分の仕事に合わせて直してから使いましょう。
手書きの絵や写真を仕様書に入れてもいいですか？
入れて大丈夫です。画面の配置や物の形は、文章より絵や写真のほうが伝わります。何を表した絵なのか、一言説明を添えておきましょう。
仕様書の例文は、です・ます調で書くべきですか？
社内の仕様書なら、どちらでも大丈夫です。ただ、1つの仕様書の中では「〜する」「〜とする」のように語尾をそろえると読みやすくなります。
まとめ
- 仕様書のサンプルは、見た目より1文の書き方の差を見る
- 悪い書き方は「など」「一式」「便利に」のように、読む人で受け取り方が変わる
- よい書き方は、誰が・何を・どこまでと、含めない物まで書く
- 例文の〇〇を自分の言葉に入れ替えれば、仕様書の文になる
- 設計書の例は「どう作るか」、仕様書の例は「どうなっていればいいか」を書く
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